Im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) wird vorausgesetzt, dass alle Behörden und Unternehmen – soweit sie dem IFG unterliegen – verpflichtet sind, Unterlagen über Behördenvorgänge, Kunden, Schuldner oder Bürger sowie Patienten ordnungsgemäß und korrekt zu führen.

Auch interne Informationen müssen dabei aus den Unterlagen ersichtlich werden, damit überhaupt Einsicht im Sinne des Gesetzes gewährt werden kann.

Richtig ist aber, dass es viele Prozesse gibt, die Vertrauensschutz genießen, etwa Betriebsgeheimnisse oder Informationen, die für den Wettbewerb (auch bei öffentlichen Einrichtungen: zB Forschung und Wissenschaft) relevant sind.

In den meisten Fällen von Akteneinsicht nach dem Informationsfreiheitsgesetz ist daher eine Abwägung vorzunehmen zwischen den Geheimhaltungsinteressen und dem Recht auf Teilhabe in einem demokratischen Staat.

Transparenz gilt als wichtiger und maßgeblicher Baustein der Demokratie, der besagt, dass die Bevölkerung immer informiert sein muss darüber, was innerhalb einer öffentlichen Einrichtungen oder Behörde, aber auch auf den Einzelnen bezogen unter Berücksichtigung des Datenschutzes geschieht.

Grundvoraussetzung dafür ist aber eine ordnungsgemäße Aktenführung: Sowohl nach dem IFG Bund als auch etwa nach dem IFG NRW muss eine Behörde nur das herausgeben, über das sie auch verfügt.

§ 1 Abs. 1 S. 1 IFG stellt den Grundsatz auf, dass jeder nach Maßgabe des IFGgegenüber den Behörden des Bundes einen Anspruch auf Zugang zu amtlichenInformationen hat.

Gem. § 1 Abs. 2 IFG kann die Behörde Auskunft erteilen, Akteneinsicht gewähren oder Informationen in sonstiger Weise zur Verfügung stellen. Begehrt der Antragsteller eine bestimmte Art des Informationszugangs, so darf dieser nur aus wichtigem Grund auf andere Art gewährt werden.

Diese auf den ersten Blick sehr weitgehende Anspruchsgrundlage kennt jedoch eine wichtige Einschränkung. Der Anspruch des § 1 Abs. 1 S. 1 IFG zielt auf den Zugang zu amtlichen Informationen. Es ist jedoch allgemeine Ansicht, dass ein Informationszugangsanspruch sich prinzipiell nur auf vorhandene Informationenbezieht. Ableiten lässt sich dies aus dem Sinn und Zweck des IFG, wonach die Möglichkeit geschaffen werden soll, an dem Informationsbestand der Verwaltung zu partizipieren bzw. das Verhalten der Verwaltung zu kontrollieren. Die Beschränkung auf vorhandene Informationen ergibt sich im Falle von § 4 Abs. 1 IFG NRW und anderen Landesregelungen auch deutlich aus dem Wortlaut: „Jede natürliche Person hat nach Maßgabe dieses Gesetzes gegenüber den in § 2 genannten Stellen Anspruch auf Zugang zu den bei der Stelle vorhandenen amtlichen Informationen.“

Grundsätzlich besteht auch kein Anspruch auf Beschaffung von Informationen. Eine Ausnahme von dem Grundsatz, dass Behörden keiner Informationsbeschaffungspflicht unterliegen, gibt es lediglich in den Fällen des § 1 Abs. 1 S. 3 IFG. Wenn sich eine Behörde einer natürlichen Person oder einer juristischen Person des Privatrechts zur Erfüllung ihrer öffentlich-rechtlichen Aufgaben bedient, werden diese gem. § 1 Abs. 1 S. 3 IFG einer Behörde gleichgestellt. Auf die bei diesen Personen vorhandenen Informationen besteht ein Beschaffungsanspruch gegenüber der Behörde als Ergänzung zum allgemeinen Informationszugangsanspruch.

Im Ausnahmefall gibt es auch einen Wiederbeschaffungsanspruch, nämlich wenn das regelwidrige Löschen oder Entfernen einer Aufzeichnung nur dem Zweck diente, den Informationszugangsanspruch zu vereiteln. In diesen Fällen folgt der Anspruchaus § 826 BGB, der als Auffangtatbestand allgemeine materielle und ideelle Interessen gegen vorsätzliche sittenwidrige Schädigung schützt.

Allerdings gibt es umgekehrt keinen Wiederbeschaffungsanspruch, wenn die begehrten Informationen vor Antragstellung gelöscht wurden. Trotzdem hat das BVerfG (ZD 2017, 476) unter dem Gesichtspunkt der Gleichbehandlung einen Wiederbeschaffungsanspruch bei Übergabe an Private für möglich gehalten.

Problematisch wird es also, wenn eine Behörde gewisse Informationen gar nicht erst erhebt bzw. speichert: Dann bringt auch das IFG keine Transparenz. Die „richtige Aktenführung“ jedoch wird nicht im IFG geregelt, sondern von ihm vorausgesetzt.

Aktuell kommt es in der Bevölkerung daher zu der Frage, wie wird in Unternehmen mit Notizzetteln umgegangen, aber auch allen Möglichkeiten der Kommunikationverfahren, die in diesem Zusammenhang von der Briefpost abweichen. Auch hier muss trotz der Digitalisierung gewährleistet werden, dass alle Informationen ordnungsgemäß hinterlegt und geführt werden.

Mitunter sind die Unternehmen und Behörden berechtigt, sich die Form der Dokumentation selbstauszuwählen.

Im Bundestag wurde zuletzt über die Dokumentationspflichten der Bundeskanzlerin diskutiert: Werden auch die SMS der Bundeskanzlerin richtig dokumentiert? Ist innerhalb der Regierung die Pflicht vorhanden, dass eine bestimmte Dokumentationan gewendet werden muss? Wenden zeitliche Abläufe korrekt betrachtet? Ist die Auffassung vorhanden, dass die Dokumentation von digitalen Medieneinfach umsetzbar ist?Sind alle Vorschriften der Datenschutzverordnung bekannt und umgesetzt wurden? Sind alle Abläufe allen Mitarbeitern bekannt?

Hier wurde auch darauf angespielt, dass die Dokumentation und deren Probleme erst auftauchen, wenn es zu Datenpannen kommt und diese nicht ausreichend belegt werden können. Während private Unternehmen schon früh einer datenrechtlichen Verfolgung ausgesetzt werden, sollte sichergestellt sein, dass diese Prozesse auch innerhalb der Regierung stattfinden.


David Sanker

Rechtsanwalt, Unternehmensberater und Internetunternehmer David Sanker publiziert regelmäßig in den Bereichen Wirtschafts- und Strafrecht, Steuer-, Handels- und Gesellschaftsrecht sowie im Zusammenhang mit Rechtsstaat, Waffen und Jagd.

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